|
Y Bwrdd Rheoli |
|
Lleoliad: |
Conference Room 4B - Tŷ Hywel |
|
|
||
|
Dyddiad: |
Dydd Iau, 6 Tachwedd 2014 |
|
|||
|
Amser: |
09.15 - 10.45 |
|
|||
|
|
|||||
|
|
|||||
|
Cofnodion: MB (16-14) |
|||||
|
|
|
|
|||
|
Aelodau’r Pwyllgor: |
|
Claire Clancy, Prif Weithredwr a Chlerc (Cadeirydd) Anna Daniel, Pennaeth Trawsnewid Strategol Virginia Hawkins, Pennaeth Llywodraethu Non Gwilym, Pennaeth Cyfathrebu Bedwyr Jones, Pennaeth TGCh Dros Dro Elisabeth Jones, Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cyfreithiol Mair Parry-Jones, Pennaeth y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi Kathryn Potter, Pennaeth Ymchwil Mike Snook, Pennaeth Pobl a Lleoedd Christopher Warner, Pennaeth Pwyllgorau Polisi a Deddfwriaeth Siân Wilkins, Pennaeth Gwasanaeth y Siambr a Phwyllgorau |
|||
|
|
|
||||
|
|
|
|
|||
|
Staff y Pwyllgor: |
|
Liz Jardine (Ysgrifenyddiaeth)
|
|||
|
|
|
||||
|
|
|
|
|||
|
Eraill yn bresennol: |
|
Sulafa Thomas, Pennaeth Ysgrifenyddiaeth y Comisiwn Gareth Watts, Pennaeth Archwilio Mewnol |
|||
|
|
|
||||
1 Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant
Cafwyd ymddiheuriadau gan Nicola Callow (Pennaeth Cyllid), Craig Stephenson (Cyfarwyddwr Dros Dro Gwasanaethau'r Comisiwn) a Dave Tosh (Cyfarwyddwr Dros Dro Busnes y Cynulliad a Chyfarwyddwr TGCh).
Nid oedd buddiannau i’w datgan.
2 Nodyn cyfathrebu i'r staff – Sian Wilkins
Cytunodd Siân Wilkins i ddrafftio nodyn ar drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion.
3 Cofnodion y cyfarfod blaenorol (20 Hydref 2014)
Gwnaed un cywiriad i gofnodion Saesneg y cyfarfod a gynhaliwyd ar 20 Hydref. Newidiwyd 'iCloud' i 'the cloud'.
7 Adroddiad Archwilio Mewnol - Recriwtio
Cafodd y Bwrdd Rheoli drafodaeth gychwynnol ar ganfyddiadau ac argymhellion yr adroddiad archwilio terfynol. Croesawodd y Bwrdd yr adroddiad a chytunodd i'w ystyried yn fwy trylwyr yn y flwyddyn newydd, ar ôl iddo gael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg ac ar ôl i'r Pwyllgor hwnnw fynegi barn arno.
4 Newid cyfansoddiadol - Papur 2, atodiadau A i C ac atodiad
Cyflwynwyd papur i'r Bwrdd a oedd i fod i gael ei gyflwyno i'r Comisiwn ar 17 Tachwedd yn nodi'r wybodaeth ddiweddaraf am faterion cyfansoddiadol pwysig, eu goblygiadau a sut y mae staff yn paratoi ar gyfer y newidiadau hynny. Byddai gofyn i'r Comisiynwyr gymeradwyo'r dull gweithredu a fabwysiedir i sicrhau bod y capasiti ar gael i gefnogi pa bynnag newid cyfansoddiadol a allai ddigwydd ac i ddarparu arweiniad ar gyfer unrhyw waith neu gyngor pellach sydd eu hangen.
Rhoddodd y papur syniad da o raddfa'r newid sydd ei angen, yn enwedig ynghylch y cynnydd posibl yn nifer yr Aelodau, er bod elfennau o'r wybodaeth hon yn ddamcaniaethol, sy'n golygu bod y cyngor yn betrus mewn rhai mannau. Mae'r Cynulliad wedi darparu lefelau eithriadol o gefnogaeth, ond byddai cynnydd yn nifer yr Aelodau, mewn rhai mannau, yn arwain at benderfyniadau ynghylch a ddylid lleihau lefel y cymorth a ddarperir, cynyddu lefel y costau neu edrych ar ffyrdd eraill o wneud pethau. Cytunodd y Bwrdd y byddai'n ddefnyddiol cael barn y Comisiynwyr ynghylch yr hyn y byddai Aelodau yn ei ddisgwyl o ran lefelau cymorth.
Camau i’w cymryd:
· Anna Daniel i ailedrych ar yr atodiad costau i sicrhau ei fod yn cynnwys yr holl feysydd gwasanaeth, ac i ystyried ychwanegu amserlen at y papur; a
Non Gwilym i baratoi llinellau drafft ar gyfer y cyfryngau os oes angen.
5 Adolygiad o'r cymorth a roddir i bwyllgorau - Papur 3
Cyflwynodd Siân Wilkins bapur yn cynnwys y wybodaeth ddiweddaraf i'r Comisiynwyr, gan amlinellu'r gwelliannau a wnaed i'r cymorth a roddir i bwyllgorau ers iddynt ystyried y mater fis Rhagfyr diwethaf. Rôl y Comisiwn yw cefnogi pwyllgorau yn hytrach na chyfeirio pwyllgorau i weithio mewn ffyrdd penodol. Bwriad y papur oedd ceisio barn y Comisiwn ynghylch cyfeiriad unrhyw waith pellach, a chyflwyno opsiynau ar gyfer gwaith dadansoddi a gwerthuso manylach at ddibenion sicrhau gwelliannau a mesur canlyniadau.
Cytunodd y Bwrdd ei fod yn adrodd stori gadarnhaol iawn, ac roedd o'r farn bod y dull gweithredu yn awr wedi'i ymwreiddio. Gwnaeth y Bwrdd gais i sicrhau bod y cynnydd a wnaed ar yr adolygiad o'r Cofnod a'r gwaith a wnaed ar gyfathrebu gyda grwpiau anodd eu cyrraedd yn cael eu cynnwys hefyd. Dylid diweddaru'r cyfeiriad at ddatblygiad proffesiynol parhaus i Aelodau a Chadeiryddion er mwyn adlewyrchu'r trafodaethau a gynhaliwyd rhwng y Bwrdd Taliadau a'r Comisiynwyr ar 3 Tachwedd.
Byddai'r papur yn cael ei gyflwyno i'r Comisiynwyr ar 17 Tachwedd.
6 Y wybodaeth ddiweddaraf am risgiau corfforaethol - Papur 4 ac atodiadau A i D
Cynhaliodd y Bwrdd ei adolygiad cyfnodol o'r gofrestr risg gorfforaethol, gan gynnwys sganio'r gorwel ar gyfer risgiau posibl. Cytunodd y Bwrdd i ddileu'r risgiau ynghylch diogelu plant, TGCh a'r Cynllun Ieithoedd Swyddogol, gan fod y camau lliniaru wedi gostwng y risgiau hynny i lefelau hylaw, sydd yn caniatáu iddynt orwedd ar lefel Gwasanaeth.
Trafodwyd y risg ynghylch diogelwch, ond cytunwyd y byddai'r Bwrdd Rheoli yn ystyried a ddylid codi lefel y risg i'r lefel gorfforaethol yn dilyn yr adolygiad presennol. Cytunodd y Bwrdd hefyd: i ymestyn y risg ynghylch capasiti corfforaethol i dymor yr haf 2015 er mwyn caniatáu amser ar gyfer recriwtio; i adael y risg ynghylch defnyddio cyfryngau cymdeithasol ar y gofrestr hyd nes y bydd hyfforddiant ar y polisi wedi'i gwblhau; ac y byddai Anna Daniel yn paratoi dadansoddiad risg ac yn ystyried holl sgil-effeithiau'r risgiau ynghylch y penderfyniadau a wneir gan y Bwrdd Taliadau.
Trafododd y Bwrdd a ddylid cymryd asesiad risg i ystyriaeth mewn perthynas â phob papur penderfyniad yn y dyfodol. Cytunodd y Bwrdd y gallai fod yn briodol cynnwys pennawd yn nhempledi'r papurau er mwyn sicrhau bod y mater hwn yn cael sylw ac i ddarparu trywydd archwilio. Byddai Virginia Hawkins yn ystyried geiriad priodol.
7 Y wybodaeth ddiweddaraf am y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau
Rhoddodd Claire Clancy adroddiad ar gyfarfod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau a gynhaliwyd ar 3 Tachwedd. Roedd yr adroddiad Rheolaeth Ariannol ar gyfer mis Hydref ar gael, ac roedd yn cadarnhau'r cronfeydd buddsoddi a amcangyfrifwyd ym mis Medi. Bu'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau yn ystyried y cronfeydd a oedd ar gael i'w buddsoddi, a chytunodd ar nifer o achosion busnes ar gyfer gwaith hanfodol ym maes rheoli ystadau a chyfleusterau y gellid eu dwyn ymlaen i'r flwyddyn gyfredol. Yn ogystal, cytunodd y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau mewn egwyddor i'r costau a amcangyfrifwyd ar gyfer prosiect adnewyddu'r Siambr. Byddai cyfran o'r costau hyn yn cael eu buddsoddi mewn offer TGCh yn y flwyddyn gyfredol. Byddai'r costau'n cael eu cyflwyno i Gomisiynwyr ar 4 Rhagfyr i’w cymeradwyo.
Yn ogystal, cymeradwyodd y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau achosion recriwtio dros dro ym maes rheoli ystadau a chyfleusterau, yn sgil cyfnodau mamolaeth a secondiadau.
7 Cloi'r cyfarfod
Unrhyw fater arall
Rhoddodd Chris Warner a Mike Snook y wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd Rheoli am ddigwyddiad a gynhaliwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru ar 5 Tachwedd, sef 'Same Picture, Different Lens'. Bwriad y digwyddiad hwn oedd dwyn ynghyd arweinwyr yn y sector cyhoeddus i drafod heriau ynghylch sut i sicrhau gwerth gorau a sut y gallai asiantaethau gydweithio'n well. Dylid nodi bod y digwyddiad yn crybwyll dulliau arloesol o gyfleu negeseuon a roddwyd gan wahanol Gomisiynwyr, gan gynnwys gwasanaeth sibrwd (crynodeb mewn iaith blaen ac ar y sgrin) a bwrdd lluniau.
Cyhoeddodd Mair Parry-Jones fod Anna Gruffudd wedi'i phenodi'n diwtor Cymraeg newydd ar gyfer staff mewnol. Mae'r rôl hon yn ychwanegol i'r gwasanaeth presennol a roddir gan ddarparwr allanol. Bydd y penodiad hwn yn caniatáu i'r sefydliad ddarparu gwasanaeth mwy hyblyg. Anogwyd y Penaethiaid i wahodd Anna i'w cyfarfodydd tîm.
Bydd cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli, ar 24 Tachwedd, yn cael ei ddefnyddio ar gyfer y Bwrdd Adolygu a Chynllunio blynyddol, a hynny er mwyn ystyried cynlluniau gwasanaeth, rheoli perfformiad a datblygiad staff, a rhagamcanion ar gyfer cyllidebau a galw yn y dyfodol.